Casos de éxito

En la actualidad existe una gran variedad de proyectos realizados con BPM alrededor del mundo, sin importar en que sector se esté trabajando. A continuación se nombran algunos casos de éxito de proyectos realizados con BPM:

• Sector: Administración pública

La Escuela Colombiana de Ingeniería pretendía reducir significativamente el número de quejas por solicitudes incorrectamente atendidas y además tener a la mano una herramienta que le permitiera saber si su compañía está siendo ineficiente en la administración, si tiene la gente necesaria o si las funciones están bien distribuidas.

Para ello, después de documentar procesos, estandarizados y optimizados, se evaluaron 8 proveedores. Se seleccionó el BPMS (Business Process Managment System) AuraPortal porque siendo uno de los más importantes del mercado y que están utilizando grandes multinacionales, fue el único que permitía poner en marcha el proyecto en un tiempo record.  

La duración de la implantación del proceso se realizó en tan solo 2 meses y la puesta en marcha facilita que los procesos fluyan sin tropiezos a través de las distintas áreas funcionales, para generar un servicio excelente a clientes internos y externos, con la posibilidad de monitorear cada paso, para seguimiento y para mejoramiento continuo.

Además de procesos efectivos, se consigue menor consumo de papel, documentación ordenada y, especialmente, mayor grado de satisfacción de los clientes, llámense decanos, estudiantes, profesores, padres de familia o proveedores.

• Sector: TI

Para ser competitivo en la industria actual de alta tecnología es necesario obtener una ventaja competitiva en la fabricación y distribución de productos por todo el mundo. Apple tiene relación con docenas de socios comerciales, desde vendedores a distribuidores y fabricantes de equipos originales, con los que ha creado una cadena internacional de distribución. Apple intercambia con sus socios comerciales, pedidos y documentos críticos para el negocio a través de medios diferentes, en particular mediante intercambio electrónico de datos (EDI). “Aunque este método de intercambio de documentos resultaba funcional, no era ni el más eficiente ni rentable".

Apple decidió implementar la plataforma de integración de webMethods para resolver sus actuales cuellos de botella, así como para integrar las nuevas aplicaciones y servicios de cara al futuro. Los factores que determinaron la elección de la tecnología de webMethods fueron su compatibilidad con los estándares aceptados por la industria y con los nuevos estándares para Servicios Web y su amplia trayectoria de fiabilidad, escalabilidad y rendimiento.

El nuevo entorno es lo suficientemente flexible para introducir cambios rápidos en los procesos de negocio de Apple y reaccionar con agilidad a las transformaciones del mercado. Proporciona una solución mucho más ágil y un modo más coherente de establecer relaciones entre Apple y sus socios comerciales. El intercambio de documentos de negocio se realiza ahora en segundos en lugar de horas. Se ha conseguido ahorrar costos con la puesta en marcha de Redes de valor añadido (VAN: Value Added Network) y la sustitución de un traductor EDI externo. El equipo de integración puede ahora integrar on-line a un socio en cuestión de días, en gran parte con la reutilización de componentes que ya están desarrollados.

• Sector: Banca y Finanzas

El Central Banco Universal de Venezuela quería mejorar e incrementar la eficiencia del servicio a sus clientes. Los procesos críticos requerían un control más estricto y, en ocasiones, los reclamos no eran procesados a la velocidad necesaria. La firma precisaba una mejor forma de procesar los reclamos, por lo cual comenzó una iniciativa de optimización de su sistema de reclamos de tarjetas de crédito, utilizando la solución Business Process Management (BPM).

La firma bancaria eligió la Suite webMethods Business Process Management para mejorar sus procesos de negocio. La solución reemplazó procesos que consumían tiempo en el departamento de reclamos de tarjetas de crédito, para reducir el plazo de respuesta y hacer que el banco sea más competitivo. 

Los resultados obtenidos luego de utilizar la solución BPM fueron:

·         Procesamiento de hasta un 60% más de reclamos

·         Reducción del tiempo de respuesta, gracias a los procesos de negocio automatizados.

·         Fácil diseño e integración de tareas manuales

·         Integración con cualquier base de datos

·         Alertas automáticas para priorizar tareas

·         Control de procesos de principio a fin

·         Mayor satisfacción del cliente